Back-up maken van alle Outlook e-mails en gegevens

Als u Outlook dagelijks gebruikt voor e-mail communicatie, dan is het maken van een back-up van alle e-mails en gegevens belangrijk.

Alle data zoals e-mails, taken, notities, kalender en contacten worden door Outlook opgeslagen in een (“.pst”) bestand. Een PST bestand betekend “personal storage table” en wordt door Microsoft Outlook gebruikt om gegevens in op te slaan.

Om dus e-mails en andere gegevens veilig te stellen door een back-up te maken heeft u sowieso het (“.pst”) bestand nodig. Er zijn echter vaak nog meer gegevens die Outlook gebruikt, zoals bijvoorbeeld accountinstellingen, handtekeningen, sjablonen, aangepaste formulieren etc. Deze gegevens worden weer opgeslagen in andere bestanden, ook hiervan kunt u een back-up maken.

Back-up maken van alle Outlook e-mails en gegevens

Om een back-up te maken van alle e-mails, taken, notities, kalenders en contacten kunt u de “Importeren/Exporten” wizard gebruiken.

Open Outlook. Klik in het menu op “Bestand” en hierna op “Openen”. Om een back-up te maken klikt u op “Importeren/Exporteren”.

Om een back-up te maken dient u de gegevens “naar een bestand exporteren” te selecteren. Klik vervolgens op “Volgende”.

Klik vervolgens op “Outlook-gegevensbestand (.pst)” en klik op “Volgende”.

Afhankelijk waarvan u precies een back-up wilt maken doet u het volgende. Als u van alle gegevens zoals e-mails, agenda, taken, notities, contactpersonen e.d. een back-up wilt maken dan klikt u op het e-mail adres. Zorg ervoor dat “inclusief submappen” is ingeschakeld.

Wilt u alleen een back-up maken van alle e-mails zonder de overige data, dan selecteert u “Postvak IN”. Maak uw keuze en klik op “Volgende”.

U kunt nu een locatie kiezen voor het .pst bestand. De standaard locatie is:

C:\Users\gebruikersnaam\Documents\Outlook-bestanden\backup.pst

Door op “bladeren” te klikken kunt u zelf een locatie kiezen. In de opties schakelt u “dubbele items vervangen door geëxporteerde items” in. Klik op “voltooien”.

Als u een wachtwoord wilt instellen voor het back-up (.pst) bestand, dan kunt u deze nog tweemaal ingeven. Klik op “OK” zonder wachtwoord in te geven om geen wachtwoord in te stellen.

Er wordt nu een back-up gemaakt van alle Outlook e-mails.

U vindt het zojuist aangemaakte Outlook back-up bestand in de eerder gekozen locatie. Dit is het “backup.pst” bestand.

Back-up maken van overige Outlook bestanden zoals handtekeningen, sjablonen, formulieren en instellingen

Naast Outlook e-mails wilt u misschien ook een back-up maken van andere onderdelen en instellingen. Zorg dat u Outlook eerst sluit en pas daarna een back-up maakt van deze bestanden.

Back-up maken van Outlook handtekeningen

Maak een back-up van alle bestanden in de volgende mappen:

• C:\Gebruikers\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Settings\<gebruikersnaam>\Application Data\Microsoft\Signatures

Back-up maken van Outlook instellingen

Maak een back-up van alle bestanden in de volgende mappen:

• C:\Gebruikers\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Outlook\profile name.xml
• C:\Documents and Settings\<gebruikersnaam>\Application Data\Microsoft\Outlook\profiel-naam.xml

Back-up maken van Outlook sjablonen

Maak een back-up van alle bestanden in de volgende mappen:

• C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Settings\<gebruikersnaam>\Application Data\Microsoft\Templates

Back-up maken van Outlook 365 e-mails?

U hoeft geen back-up te maken van Outlook e-mails en overige gegevens als u Outlook 365 gebruikt. Outlook 365 is een cloud dienst, dat betekent dat alle gegevens zoals e-mails staat opgeslagen op servers die worden beheerd door Microsoft. Op het moment dat u Outlook 365 op een nieuw apparaat instelt worden alle e-mails en andere gegevens weer opnieuw opgehaald.

Ik hoop u hiermee geholpen te hebben. Bedankt voor het lezen!